Polityka prywatności

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Extrone sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu, ul. Stefana Batorego 107B, 87-100 Toruń, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001159856 (Sąd Rejonowy w Toruniu, VII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 8792764963, REGON 541100889, kapitał zakładowy 5 000 zł.

W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt e-mailowy: kontakt@extrone.pl lub listowny na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD) – nie mamy takiego obowiązku.

Formularz kontaktowy i korespondencja e-mail

Formularz zbiera imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie nazwę firmy, wybrany temat oraz treść wiadomości. Te same dane – razem z danymi podanymi w treści i stopce wiadomości – przetwarzamy, gdy ktoś pisze do nas bezpośrednio na adres e-mail.

Cel: odpowiedź na zapytanie, przygotowanie wyceny lub oferty, dalsza korespondencja oraz – gdy umowę na wykonanie zlecenia zawiera nasz partner – przekazanie mu danych potrzebnych do przygotowania i zawarcia tej umowy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy zapytanie składa osoba, która sama ma zawrzeć umowę; art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy osoba działa w imieniu firmy lub instytucji albo zapytanie nie dotyczy umowy (prawnie uzasadniony interes: obsługa korespondencji i kontaktów handlowych).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie możemy odpowiedzieć.

Jeżeli zapytanie wysyła pracownik lub współpracownik firmy albo podaje w nim dane innej osoby (np. osoby do kontaktu), przetwarzamy jej służbowe dane kontaktowe: imię, nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, adres e-mail i numer telefonu – w tych samych celach i na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Wiadomość z formularza jest wysyłana na naszą skrzynkę e-mail; strona nie zapisuje jej w żadnej bazie danych. W celu ochrony przed nadużyciami serwer przez krótki czas przechowuje skrót adresu IP nadawcy (liczba wysłanych wiadomości).

Umowy, rozliczenia i roszczenia

Jeżeli po zapytaniu zawrzemy umowę, dane przetwarzamy w celu jej wykonania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a przy umowach z firmami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz w celu wystawienia faktur i prowadzenia rozliczeń wymaganych przepisami podatkowymi i rachunkowymi (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Korespondencję związaną z ofertą lub umową możemy przechowywać na wypadek sporu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń).

Działanie i bezpieczeństwo strony

Serwer zapisuje w dziennikach adres IP, datę i godzinę żądania, adres otwieranej strony oraz informacje o przeglądarce. Dane te służą działaniu strony, ochronie przed nadużyciami oraz zbiorczym statystykom odwiedzin w panelu hostingu (bez plików cookies i bez identyfikowania osób). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo i statystyka serwisu).

Połączenie ze stroną jest szyfrowane (HTTPS). Dostęp do danych z formularza i korespondencji mają wyłącznie upoważnione osoby z naszego zespołu.

Odbiorcy danych

Dane udostępniamy tylko w zakresie niezbędnym do danego celu i tylko podmiotom, które działają na nasze zlecenie albo uczestniczą w realizacji zapytania:

• SEOHOST Sp. z o.o., ul. Obornicka 330, 60-689 Poznań – hosting strony i poczty elektronicznej;
• Sieć Badawcza Łukasiewicz – Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP – nasz partner technologiczny. Gdy umowę na wykonanie zlecenia zawiera PIAP, przekazujemy mu dane kontaktowe i treść zapytania – o przekazaniu informujemy wcześniej w korespondencji. Od tej chwili PIAP przetwarza te dane jako odrębny administrator, na zasadach własnej polityki prywatności. Gdy zlecenie realizujemy sami, a PIAP uczestniczy w jego wykonaniu, przekazujemy mu wyłącznie dane techniczne (np. model, wymiary, materiał), bez danych osobowych;
• dostawcy usług informatycznych, biuro rachunkowe, kancelaria prawna oraz przewoźnicy – gdy jest to potrzebne do obsługi umowy, rozliczeń lub transportu;
• organy publiczne – wyłącznie gdy wymaga tego przepis prawa.

Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy i nie sprzedajemy ich.

Okres przechowywania

• zapytania, po których nie doszło do zawarcia umowy – do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji;
• korespondencja związana z ofertą lub umową – do upływu terminu przedawnienia roszczeń (art. 118 Kodeksu cywilnego: co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 3 lata; koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego);
• dokumenty rozliczeniowe (np. faktury) – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• dane służące ochronie formularza przed nadużyciami – do 24 godzin;
• dzienniki serwera – przez okres ustalony przez dostawcę hostingu.

Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
• przenoszenia danych (gdy przetwarzamy je na podstawie umowy).

Żądania prosimy kierować na adres kontakt@extrone.pl lub listownie na adres siedziby. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl).

Prawo sprzeciwu

Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (obsługa korespondencji i kontaktów handlowych, obrona roszczeń, bezpieczeństwo i statystyka strony), w każdej chwili można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją.

Po otrzymaniu sprzeciwu przestaniemy przetwarzać dane w tym celu, chyba że wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec interesów osoby albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania.

Pliki cookies i usługi zewnętrzne

Strona nie używa plików cookies ani skryptów analitycznych i nie zapisuje w przeglądarce żadnych informacji o odwiedzającym. Przeglądarka może jedynie przechowywać kopie plików strony (np. zdjęć i stylów), żeby szybciej ją wczytywać – to standardowa pamięć podręczna, którą można wyczyścić w ustawieniach przeglądarki. Czcionki, zdjęcia, filmy i katalog PDF są wczytywane z naszego serwera – bez połączeń z zewnętrznymi usługami.

Odnośnik do sklepu Flowa (flowa.pl) prowadzi do zewnętrznej strony, która ma własne zasady przetwarzania danych.

Zmiany polityki prywatności

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a data ostatniej zmiany podana jest poniżej.